Оформление оплаты наличными требует соблюдения определенных правил документального подтверждения. Рассмотрим корректный порядок оформления таких операций.
Содержание
Основные случаи оплаты наличными
| Ситуация | Документ подтверждения |
| Оплата товаров в магазине | Кассовый чек |
| Расчеты между ИП и физлицом | Приходный кассовый ордер (ПКО) |
| Оплата услуг подрядчикам | Акт выполненных работ + расходный ордер |
Пошаговая инструкция оформления
Для юридических лиц и ИП
- Издать приказ о выдаче денег из кассы
- Оформить расходный кассовый ордер (КО-2)
- Зарегистрировать операцию в кассовой книге
- Выдать деньги под расписку получателя
- Приложить подтверждающие документы (договор, акт)
Для физических лиц
- Получить кассовый чек или товарный чек
- Проверить реквизиты продавца на чеке
- Сохранить документ об оплате
- При оплате услуг - требовать расписку
Обязательные реквизиты документов
- Дата составления документа
- Наименование организации/ИП
- ИНН продавца/исполнителя
- Сумма прописью и цифрами
- Подпись ответственного лица
- Печать (для юридических лиц)
Нормативные требования
| Нормативный акт | Требования |
| ФЗ №54 "О применении ККТ" | Обязанность выдачи чека |
| Указание ЦБ РФ №3210-У | Порядок ведения кассовых операций |
| Налоговый кодекс РФ | Документальное подтверждение расходов |
Частые ошибки
- Отсутствие подписей на документах
- Несоответствие сумм в разных экземплярах
- Отсутствие расшифровки подписи
- Неправильное оформление исправлений
- Нарушение сроков хранения документов
Сроки хранения документов
- Кассовые документы - 5 лет
- Договоры и акты - 5 лет
- Банковские документы - 5 лет
- Первичные учетные документы - 5 лет
Правильное оформление оплаты наличными защищает обе стороны сделки и позволяет подтвердить факт расчетов при налоговых проверках или возникновении споров.
